Порядок личного приёма и предварительного консультирования граждан

Утвержден приказом директора государственного учреждения «Поставский территориальный центр социального обслуживания населения» от 26.06.2023 № 44

Общее руководство личным приёмом граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц (далее – личный приём) в государственном учреждении «Поставский территориальный центр социального обслуживания населения» (далее – центр) осуществляет директор центра.

1. Личный приём в центре проводит:

директор центра (далее – руководитель центра)  первый понедельник каждого месяца с 8.00 до 13.00 часов.

          При временном отсутствии в установленный день личного приема руководителя центра прием проводит лицо, исполняющее его обязанности.

          Если на день личного приема приходится государственный праздник или праздничный день, объявленный в установленном порядке нерабочим, день личного приема переносится на следующий за ним рабочий день.

          График личного приема помещается в доступных для обозрения местах в административном здании центра по ул. Советская, 3 г. Поставы и на странице центра официального сайта Поставского райисполкома. 

          Руководитель, а также работник, осуществляющий запись на личный прием не вправе отказать в личном приеме (записи на личный прием), за исключением случаев:

обращения по вопросам, не относящимся к компетенции центра;

обращения в неустановленные дни и часы;

когда заявителю в ходе личного приема уже был дан исчерпывающий ответ на интересующие его вопросы;

когда с заявителем прекращена переписка по изложенным в обращении вопросам.

          Не могут быть предметом рассмотрения на приеме у должностных лиц центра предложения, заявления и жалобы, на которые не распространяется действие Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц».

          Организацию личного приема директора центра обеспечивает  делопроизводитель, который осуществляет запись граждан на личный прием к руководителю центра ежедневно с 8.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00 (кроме выходных и праздничных дней) в  кабинете № 7  (приемная: 2-й этаж, ул. Советская, 3 г. Поставы) и по телефону 2 40 68. В случае отсутствия делопроизводителя запись граждан осуществляет юрисконсульт в  кабинете № 6  и по телефону 2 09 38.

При записи на личный прием к руководителю центра выясняется суть вопроса, уточняются мотивы обращения, проводится предварительная работа по организации личного приема во взаимодействии с руководителями структурных подразделений центра, организаций  системы Комитета по труду, занятости и социальной защите Витебского областного исполнительного комитета, при необходимости запрашиваются справочные материалы по существу обращения, принимаются меры по обеспечению качественного и организованного приема.

          Граждане, в том числе индивидуальные предприниматели, их представители, представители юридических лиц (далее – заявители) принимаются в назначенный для личного приема день в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего их личность, полномочия.

          Лицо, проводящее личный прием, руководствуясь законодательством Республики Беларусь, вправе принять одно из следующих решений:

дать устное разъяснение по существу каждого из поставленных вопросов;

удовлетворить просьбу, сообщив заявителю порядок и срок исполнения принятого решения;

отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения.

В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении:

не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться  в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном статьей 9 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц»;

не относится к компетенции комитета, заявителю разъясняется, в какой государственный орган, иную организацию ему следует обратиться для его решения.

Учет заявителей, принятых на личном приеме директора центра, информация о результатах рассмотрения их обращений осуществляется  в журнале учета личного приема граждан установленной формы.

Контроль за исполнением поручений, данных директором центра, осуществляется  делопроизводителем.

О результатах выполнения поручений по обращениям, поступившим на личном приеме, исполнители информируют заявителя и директора центра (проводившего прием) в срок не позднее одного месяца.

Исполненные поручения по личному приему снимаются с контроля по решению директора центра, проводившего личный прием.

Выездной личный прием директором центра проводится в соответствии с графиком, утвержденным директором центра, а также по мере необходимости.  О месте и времени выездного приема население информируется в средствах массовой информации.

Предварительное консультирование заявителей проводится ежедневно по телефону или во время их посещения, а также при выезде в командировки для оказания методической помощи, проведения «прямых телефонных линий» и встреч в трудовых коллективах и др.:

руководителями и специалистами структурных подразделений центра (далее – работники центра) в рабочее время в пределах своей компетенции;

дежурным работником центра с 13.00 до 14.00 и с 17.00 до 18.00 в рабочие дни.

Во время предварительного консультирования заявителей  работники центра обязаны в доброжелательной обстановке, внимательно и ответственно, в пределах компетенции:

принимать безотлагательно меры по вопросам, не требующим специальной проверки;

давать консультации по разъяснению законодательства Республики Беларусь, разъяснять права и обязанности, при необходимости оказывать правовую помощь по защите их прав, свобод и (или) законных интересов;

разъяснять в какую организацию или к какому должностному лицу центра им следует обратиться для решения поставленных вопросов;

предложить обратиться письменно в центр, при необходимости оказать помощь в изложении письменного обращения, дать разъяснения по требованиям, предъявляемым к письменным обращениям, в соответствии с законодательством об обращениях граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц;

принять письменное обращение;

вести учёт предварительного консультирования в журнале учёта.

3. Для предотвращения возможных конфликтных и иных ситуаций при проведении личного приема и предварительного консультирования работники центра должны:

не допускать длительного ожидания приёма, при необходимости сопровождать заявителя в служебные кабинеты центра либо к выходу из здания;

в случае необходимости обращаться в медицинское учреждение для оказания экстренной медицинской помощи лицам, обратившимся в центр;

при возникновении конфликтной ситуации немедленно докладывать об этом непосредственному руководителю с целью её урегулирования.

4. При проведении личного приёма и предварительного консультирования заявителей работники центра имеют право:

запрашивать в структурных подразделениях центра и  организациях системы Комитета сведения по вопросам, поставленным заявителем, и информацию о результатах решения вопроса;

содействовать личному приёму директора центра по вопросам компетенции. 5. Сведения о структуре и режиме работы центра,  Ф.И.О., адреса и телефоны руководителей структурных подразделений центра, график личного приема и дежурств в центре размещаются на информационном стенде в фойе при входе в административное здание центра (г. Поставы, ул. Советская, 3) и на официальном Интернет-сайте центра

Утверждена приказом директора государственного учреждения «Поставский территориальный центр социального обслуживания населения» 26.06.2023 № 44

ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее – Закон), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц», постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786 ”О порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц“ и от 30 декабря 2022 г. № 986 «О системе учета и обработки обращений».

2. Настоящая Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, находящихся на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей (далее, если не определено иное, – граждане), юридических лиц Республики Беларусь и представительств иностранных организаций (далее – юридические лица)  в государственном учреждении «Поставский территориальный центр социального обслуживания населения» (далее − Центр).

3. В настоящей Инструкции применяются термины в значениях, определенных в статье 1 Закона.

4. Действие настоящей Инструкции не распространяется на переписку (запросы) государственных органов, организаций, их структурных подразделений при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.

5. Делопроизводство по обращениям заявителей в Центре осуществляется отдельно от других видов делопроизводства.

Делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц ведется централизованно.

ГЛАВА 2 ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПОДГОТОВКА К РАССМОТРЕНИЮ И УЧЕТ ОБРАЩЕНИЙ

6. Поступившие в Центр письменные обращения заявителей принимает заведующий отделением первичного приема, информации, анализа и прогнозирования (обращения об оказании материальной помощи, иные обращения в соответствии со своей компетенцией), а также заведующие другими отделениями и юрисконсульт Центра в соответствии со своей компетенцией,  требованиями настоящей Инструкции и приказами директора Центра.

Поступившие в Центр письменные и электронные обращения заявителей проверяются юрисконсультом, заведующим отделения первичного приема, информации, анализа и прогнозирования на соответствие требованиям Закона, совместно  со специалистами соответствующих структурных подразделений Центра анализируются по содержанию и тематике для внесения предложений  о  направлении обращений в государственные органы, организации для рассмотрения по существу в соответствии с их компетенцией с соблюдением принципа первоначального рассмотрения обращения на местах, либо об оставлении обращений  без рассмотрения по существу. Заведующим отделением и юрисконсультом устанавливается наличие  обращений  заявителя по одному и тому же вопросу (вопросам), поступивших в Центр в течение, как правило, не более трех лет.

7. При приеме письменных обращений заявителей, поступивших по почте, проводятся проверка правильности их доставки, целостности упаковки конвертов и сверка по реестрам заказной корреспонденции.

Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.

8. Все поступившие в Центр обращения заявителей регистрируются в установленном порядке в день их поступления, а если обращения поступили в нерабочий день (нерабочее время), − не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.

Обращения заявителей, ошибочно доставленные в Центр, не регистрируются и направляются по назначению, а при невозможности установления адресата возвращаются отправителю с отметкой ”Ошибочно доставлено“.

9. Регистрация обращений заявителей, поступивших в Центр, и ответов на  них осуществляется в государственной единой (интегрированной) республиканской информационной системе учета и обработки обращений граждан и юридических лиц (далее – система учета и обработки обращений), а также может осуществляться с использованием регистрационно-контрольных форм на бумажном носителе.

Регистрационно-контрольная карточка регистрации обращений граждан и юридических лиц содержит реквизиты согласно приложению.

10. При поступлении в Центр электронных обращений в случае необходимости могут создаваться их бумажные копии, которые делопроизводитель регистрирует в журнале регистрации входящих документов и передает в порядке, установленном для регистрации письменных обращений.

11. Устные обращения поступают в Центр в ходе личных приемов граждан, индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц, проводимых директором Центра.

12. Регистрационный штамп на письменном обращении и (или) бумажной копии электронного обращения ставится на свободном от текста месте первой страницы обращения в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте, на нем указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

13. Регистрационный индекс обращениям заявителей, ответам (уведомлениям) на обращения присваивается в соответствии с порядком функционирования системы учета и обработки обращений, а также принятой системой регистрации документов в Центре.

14. Регистрационный индекс обращения гражданина, в том числе индивидуального предпринимателя, поручения вышестоящего органа по рассмотрению обращения состоит из номера дела по номенклатуре, начальной буквы фамилии автора обращения, порядкового номера поступившего обращения (например, № 01-16/Л-75).

Регистрационный индекс обращения юридического лица состоит из номера дела по номенклатуре, буквенного обозначения ”юл“, порядкового номера поступившего обращения (например, №04-54/юл-27).

Регистрационный индекс коллективного обращения состоит из номера дела по номенклатуре, буквенного обозначения ”кол“, порядкового номера поступившего обращения (например, №04-29/кол-2).

 Регистрационный индекс электронных обращений, носящих массовый характер, состоит из номера дела по номенклатуре, буквенного обозначения ”мх“, порядкового номера поступившего обращения (например, № 04-29/мх-2).

Регистрационный индекс анонимного обращения состоит из номера дела по номенклатуре, буквенного обозначения ”ан“, порядкового номера поступившего обращения (например, № 04-29/ан-6).

15. Сопроводительные письма к обращениям, направленным в Центр государственными органами, организациями, регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с обращениями. Сопроводительным письмам присваивается регистрационный индекс обращения.

В случаях, когда государственному органу, организации, направившим обращение в Центр, требуется сообщить результаты рассмотрения обращений, делается отметка на сопроводительных письмах к обращениям путем проставления надписи ”контроль“, а в регистрационно-контрольные карточки вносятся сведения о необходимости информирования соответствующего государственного органа, организации.

16. Повторным обращениям при их поступлении в Центр присваивается очередной регистрационный индекс и в правом верхнем углу первой страницы обращения делается отметка ”Повторно“, в регистрационно-контрольных карточках указываются индекс и дата поступления предыдущего обращения. При   регистрации повторных обращений к ним приобщаются все предшествующие обращения за период, как правило, не более двух лет со времени поступления первого обращения.  

17. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Центр, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

18. В системе учета и обработки обращений обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Центр, учитываются под регистрационным индексом, присваиваемым в соответствии с порядком функционирования системы учета и обработки обращений.

19. На письменных обращениях, полученных от граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц на личном приеме, проставляется надпись ”С личного приема“.

ГЛАВА 3 ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ

20. Обращения заявителей после регистрации передаются на рассмотрение директору Центра.

Поручения директора Центра о дальнейшем рассмотрении обращений заявителей оформляются в форме резолюций.

При переносе обращений заявителей в систему учета и обработки обращений поручения директора Центра оформляются в форме электронных резолюций, отражаемых в системе учета и обработки обращений.

21. Резолюция, как правило, оформляется на отдельном листе, прилагается к обращению и является его составной частью. Резолюции присваивается регистрационный номер обращения с указанием даты ее подписания.

На  обращениях заявителей не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц допускаются, если в них детализируется порядок исполнения поручения.

22. Резолюции директора должны содержать четкие и конкретные указания исполнителю (исполнителям) о порядке  рассмотрения  обращения, направлении или подготовке ответа заявителю.

В случаях, когда резолюцией директора Центра определено несколько исполнителей, лицом, ответственным за подготовку заявителю ответа по существу и направление ответа, является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.

23. Решение о направлении обращений заявителей, содержащих информацию о правонарушении, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы принимает директор Центра. Данное решение оформляется в форме резолюции.

24. По обращению заявителя директором Центра принимается одно из следующих решений:

о рассмотрении обращения по существу в Центре или направлении на рассмотрение в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией;

об оставлении обращения без рассмотрения по существу;

о прекращении рассмотрения обращения по существу  в случае отзыва заявителем обращения;

о принятии обращения к сведению.

25. Письменные обращения, в которых обжалуются судебные постановления, не позднее пяти дней возвращаются юрисконсультом Центра заявителям с разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.

26. Рассмотрение по существу обращений заявителей  может быть поставлено на контроль  по решению директора Центра.

Контроль за рассмотрением обращений заявителей ведется с использованием системы учета и обработки обращений и с использованием регистрационно-контрольных форм на бумажном носителе.

27. Основаниями для постановки на контроль обращений заявителей могут являться содержащиеся в них:

сообщения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов заявителей;

сообщения о нарушениях актов законодательства, недостатках в работе  организаций (должностных лиц);

ходатайства о содействии в поддержке социально уязвимых категорий граждан;

вопросы по общественно значимым проблемам;

иные сведения.

На контроль ставятся все повторные обращения, а также коллективные обращения тридцати и более граждан.

28. Все письменные обращения и бумажные копии электронных обращений после рассмотрения директором Центра возвращаются специалистам, ответственным за ведение делопроизводства по соответствующим обращениям.

29. Решение об оставлении обращений без рассмотрения по существу принимается директором Центра на основании заключений, подготовленных структурными подразделениями Центра в соответствии с их компетенцией.

В   течение пяти дней заявителю при наличии данных о его месте жительства (месте пребывания) и (или) месте работы (учебы) либо месте нахождения, направляется письменное уведомление об оставлении обращения без рассмотрения по существу, за исключением случая, если с заявителем прекращена переписка по изложенным в обращении вопросам.

Заявителю разъясняется порядок обжалования решения об оставлении обращения без рассмотрения по существу в соответствии со статьей 20 Закона.

30. Заключение с проектом уведомления заявителя в течение пяти дней со дня регистрации обращения передается ответственным лицом (отделением), рассматривающим обращение, директору Центра для принятия решения об оставлении обращения без рассмотрения по существу, которое излагается в форме резолюции.

31. В случае получения письменного, электронного заявления об отказе заявителя от  своего письменного или электронного обращения решение о прекращении рассмотрения принимается директором Центра.

Решение оформляется в виде резолюции и направляется ответственному лицу, рассматривающему обращение. Ответственное лицо  подготавливает уведомление заявителю о принятом решении и возвращает оригиналы документов, приложенные к обращению.

32. Ответы заявителям не направляются по обращениям, принятым к сведению директором Центра, которые не содержат каких-либо рекомендаций,  требований, ходатайств, сообщений о нарушении актов законодательства, недостатках в работе организаций, либо при наличии в них только благодарности.

33. Решение о том, что анонимное обращение не подлежит рассмотрению,  принимается директором Центра.

34. Обращения, поступившие в Центр с  предписаниями, берутся на особый контроль.

35. Центр, рассматривая предписание председателя комитета по труду, занятости и социальной защите Витебского облисполкома,  дает ответ заявителям в сроки, установленные статьями 17, 20 Закона, течение которых начинается со дня регистрации предписания в Центре и в течение трех дней со дня исполнения предписания информирует комитет о результатах рассмотрения предписания с указанием сведений о направлении информации заявителю  (или предоставляют копию ответа (информации) заявителю) с отметкой об исполнителе.

36. Обращения рассматриваются в сроки, установленные статьей 17  Закона, течение которых начинается со дня, следующего за днем  регистрации обращения  в Центре.

37. Контрольный срок рассмотрения обращения устанавливается в 15  календарных дней.  

38. При необходимости рассмотрения письменного, электронного  обращения с учетом его дополнительного изучения и проверки, запроса дополнительных материалов, выезда на место обращение рассматривается не позднее одного месяца со дня его регистрации в Центре.

39. В случае необходимости исполнитель до истечения пятнадцатидневного контрольного срока рассмотрения обращения сообщает о мотивах изменения контрольного срока директору.

В этом случае контрольный срок может быть продлен директором с обязательным внесением изменений контрольного срока в  соответствующую регистрационно-контрольную карточку.

40. Срок рассмотрения обращения, определенный директором Центра, может быть продлен по решению директора Центра на основании письменного ходатайства исполнителя.

41. В  случаях, если для решения изложенных в обращениях вопросов необходимы совершение определенных действий (выполнение работ, оказание услуг), получение информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок, решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается директором Центра на основании письменного ходатайства исполнителя.

42. Уведомление заявителю о причинах превышения месячного срока и сроках совершения определенных действий (выполнение работ, оказание услуг) направляется не позднее пяти дней со дня принятия директором Центра решения о продлении срока рассмотрения обращения.

43. Соответствующие изменения срока рассмотрения обращения вносятся в регистрационно-контрольную карточку.

44. Коллективные обращения тридцати и более заявителей по вопросам, входящим в компетенцию Центра, рассматриваются с выездом на место, если иное не вытекает из этих обращений. Выезд на место оформляется актом.

45. При рассмотрении повторного обращения исполнители обязаны установить его причины и в случае, если они вызваны нарушением установленного порядка рассмотрения предыдущего обращения, принять необходимые меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, внести предложения о привлечении виновных лиц к ответственности.

46. Повторные обращения, в том числе внесенные в книгу замечаний и предложений Центра, не содержащие новых обстоятельств, имеющих значение для рассмотрения обращения по существу, признаются директором Центра необоснованными на основании заключений, подготовленных структурными подразделениями Центра.

47. Решение о прекращении с заявителем переписки и оставлении обращения без рассмотрения по существу принимается директором Центра. 

Заявителю письменно сообщается, что его повторное обращение необоснованно и переписка с ним по данному вопросу прекращается.

48. При поступлении повторного обращения от заявителя, переписка с которым прекращена, решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу принимается директором Центра без уведомления об этом заявителя.

49. В случае, если повторное обращение поступило в Центр из государственного органа, организации и поставлено им на контроль, структурным подразделением Центра, ответственным за рассмотрение обращения, подготавливается информация о том, что с заявителем прекращена переписка, с приложением копии ответа заявителю на обращение по существу.

50. В ответах заявителю, систематически направляющему в Центр необоснованные обращения, а также обращения, содержащие заведомо ложные сведения, могут  быть даны разъяснения  статьи 19 Закона.

51. Письменные, электронные обращения считаются рассмотренными по существу, если решены все изложенные в них вопросы, при необходимости приняты надлежащие меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителей и им направлены письменные ответы.

52. Письменные ответы (уведомления) на письменные обращения, в том числе полученные в ходе личного приема, электронные обращения, предусмотренные в части второй пункта 3 статьи 25 Закона, подписываются директором Центра.

Ответы (уведомления) на электронные обращения, направляемые посредством системы учета и обработки обращений, подписываются директором Центра.

53. Отметка об исполнении и направлении в дело обращений заявителей отражается в системе учета и обработки обращений, а также в регистрационно-контрольных формах на бумажном носителе.

В случае отзыва заявителем своего письменного обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения.

Отметка об отзыве заявителем электронного обращения отражается в системе учета и обработки обращений.

54. Письменные ответы (уведомления) на письменные обращения, ответы (уведомления) на электронные обращения, направленные посредством системы учета и обработки обращений, должны соответствовать требованиям, предусмотренным в статье 18 Закона.

55. Письменные ответы заявителям, ответы в государственные органы, организации по поставленным на контроль обращениям, в том числе поступившим в Центр с предписаниями, визируются ответственным исполнителем (исполнителями), руководителями структурных подразделений по курируемым направлениям деятельности (при необходимости) и подписываются директором Центра.

56. Документы для визирования в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, представляются должностным лицам не позднее двух рабочих дней до истечения срока рассмотрения обращения.

57. В случае, если по результатам решения изложенных в обращении вопросов заявителем сделана на оригинале его обращения запись о совершении необходимых действий (выполнении работ, оказании услуг) или составлен отдельный документ, подтверждающий совершение этих действий, ответ заявителю может не направляться.

58. В ответах, направленных в государственные органы, организации, по поставленным на контроль обращениям указываются сведения об уведомлении заявителя о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе.

59. Датой ответа заявителю является дата его подписания.  Подписывается два экземпляра ответа. В  материалах по рассмотрению обращения остается второй экземпляр ответа заявителю.

60. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, возвращаются в соответствующее структурное подразделение.

61. Индексом ответа на обращение заявителя является регистрационный индекс обращения.

62. Письменные ответы на письменные обращения, подписанные директором Центра, направляются заявителям структурными подразделениями Центра, рассматривавшими обращение по реестру отправки корреспонденции  простым почтовым отправлением в день подписания либо в первый следующий за ним рабочий день.

63. В случаях, когда по результатам рассмотрения изложенных в  обращениях вопросов приняты решения о совершении определенных действий (выполнении работ, оказании услуг), обращения ставятся на контроль по решению директора Центра.

64. Контроль за соблюдением установленных сроков выполнения решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, предписаний осуществляется  руководителем соответствующего структурного подразделения.

65. Ответственность за выполнение решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, возлагается на руководителей структурных подразделений Центра.

66. Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме.

67. Решения о снятии с контроля обращений, поступивших в Центр, принимаются директором Центра.   

68. По результатам рассмотрения обращений, поставленных  в Центре на контроль на основании поручений государственных органов (должностных лиц), предписаний направляются информации в данные органы (данным должностным лицам) в установленные ими сроки, при отсутствии установленного срока − в сроки, установленные директором Центра.

69. Сведения о ходе рассмотрения обращений заявителей, изменении сроков рассмотрения обращений, результатах их рассмотрения и их исполнении должны точно и своевременно отражаться в соответствующих регистрационно-контрольных карточках.

70. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата и подписывается директором Центра.

В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданном в письменной или электронной форме (его копии на бумажном носителе).

71. Сведения о завершении процесса рассмотрения обращений отражаются в системе учета и обработки обращений.

72. По каждому случаю нарушения порядка рассмотрения обращения в Центре издается приказ директора Центра о привлечении в установленном порядке к дисциплинарной ответственности работников,  виновных в нарушениях, либо в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, принимается решение руководителем вышестоящей организации (председателем комитета по труду, занятости и социальной защите Витебского облисполкома) о привлечении к дисциплинарной ответственности директора Центра.

ГЛАВА 4 ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ

73. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Центра.

74. Дела с обращениями формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.

В случае поступления повторных обращений они формируются в дела вместе с предыдущими обращениями и документами, связанными с их рассмотрением.

75. При формировании дел с обращениями и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направлений документов в дела, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в дела не формируются, они возвращаются исполнителю на доработку.

76. Срок хранения письменных и (или) электронных обращений заявителей и документов, связанных с их рассмотрением, – 5 лет. Экспертной комиссией Центра может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.

77. Дела с обращениями и документами, связанными с их рассмотрением, передаются в архив Центра через два года после завершения делопроизводства по ним.

78. По истечении установленных сроков хранения обращения и документы, связанные с их рассмотрением, книги замечаний и предложений Центра подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством.

registracionnaja-kartochka